Gérez la crise et construisez une stratégie durable d'automatisation de vos process en développant votre programme RPA
La crise du Covid-19 met en péril la continuité de l'activité pour les entreprises qui ont fait le choix du Business Process Outsourcing à l'étranger. 39% des entreprises du secteur financier (étude Deloitte 2018) y ont recours pour réduire leurs coûts sur des process à faible valeur ajoutée. Elles doivent trouver des alternatives.
Le Robotic Process Automation (RPA) est une solution qui permet d'automatiser à l'aide de robots les tâches répétitives à faible valeur ajoutée, souvent sous-traitées. Cette technologie est un levier d'optimisation efficace sur des tâches répondant à des règles métiers simples et répétitives, mais elle doit rester une solution transitoire pour éviter de figer des applications existantes.
Les projets RPA n'en demeurent pas moins risqués puisque 30 à 40% des premiers projets RPA se soldent par un échec d'après une étude EY. Pour assurer un impact business durable, nous avons construit avec nos clients un programme d'accompagnement en 3 étapes : cadrage business et technique, réalisation d'un premier succès, et développement d'une stratégie long terme.
Automatiser certaines tâches (traitements de facture, saisies de données...) permet de réduire les temps d'attente de vos clients, et améliorer votre Net Promoter Score
Le RPA permet de répondre à des demandes métier dans un temps réduit, sans désorganiser la roadmap de la DSI
Le RPA réduit les charges de personnel de 2 à 5% avec un ROI entre 4 et 8 mois (étude Roland Berger) tout en éliminant les irritants pour vos employés
Nous sommes convaincus que le RPA est une technologie efficace, qui permet d'atteindre un ROI en quelques mois, lorsque les projets sont délivrés rapidement (63% des projets RPA ne sont pas délivrés dans les délais d'après une étude Deloitte). Afin d'assurer le succès des projets, nous avons mis en place avec nos clients un cadrage business et technique précis.
1. Priorisation des process selon leur impact business et leur potentiel d'optimisation
Au regard de votre contexte actuel, nous comprenons vos objectifs business pour prioriser les process clés de votre chaîne de valeur, afin d'assurer l'impact auprès des utilisateurs.
À partir d'une analyse terrain, nous évaluons vos process existants et les tâches qui les composent pour déterminer leur potentiel d'optimisation.
2. Validation des choix techniques avec vos équipes IT en fonction de vos existants et de vos projets d'évolution
Nous avons évalué les principales technologies de RPA et de scripting à exploiter pour automatiser les process, selon les critères décisifs de choix :
Afin d'atteindre un premier succès rapide, nous recommandons l'utilisation de Python qui s'intègre sans configuration à votre IT. Ce choix permet de répondre à la grande majorité de vos besoins d'automatisation puisque les existants sont majoritairement sur des technologies web.
Lorsque la chaîne de valeur implique des interactions avancées avec des logiciels tels que SAP ou Excel, l'utilisation d'un outil RPA comme UIPath, doté d'une plus grande communauté et d'une meilleure configuration, devient indispensable. Si de tels process doivent être automatisés dans un second temps, les logiciels de RPA permettent d'orchestrer les scripts Python développés initialement sans nécessiter de changements.
L'optimisation d'un process implique un risque business, technique et RH. Il est clé de démontrer un impact rapide grâce un premier cas d'usage simple pour générer de l'adhésion auprès des différents sponsors comme des opérationnels, avant de déployer le RPA sur d'autres cas d'usage plus complexes.
Pour sélectionner ce premier cas d'usage, nous recommandons le choix d'un process qui délivre un ROI rapide et élevé pour vos utilisateurs internes et externes :
Un process clé pour que son automatisation génère une valeur business visible et mesurable, sans être pour autant critique pour votre activité
Un process répétitif dont l'automatisation a un impact immédiat sur la satisfaction de vos employés. Toutes les tâches ne sont pas automatisables : nous veillons à prioriser les tâches simples et répétitives, dont l'automatisation ne mettra pas à risque la qualité du travail des opérateurs.
En phase de réalisation, nous procédons ensuite suivant 3 étapes :
Définir chaque règle métier du process avec vos opérateurs
Mettre en place les technologies identifiées avec vos équipes IT et un monitoring des opérations effectuées par les robots
Développer l'automatisation en appliquant les règles métiers
Le RPA est certes une solution efficace à court terme dans un contexte où la continuité des process externalisés est mise en péril, mais il ne permet pas d'améliorer durablement la qualité de l'expérience utilisateur proposée par vos produits, et risque de freiner l'évolution des applications existantes.
Nous vous accompagnons pour intégrer ces premiers succès au sein d'un programme plus long terme visant à faire évoluer vos produits.
A ce stade, nous recommandons donc :
La création d'un plan de refonte des applications avec la DSI afin de mieux répondre aux attentes de vos clients internes et externes
La définition avec les managers des process critiques à automatiser en parallèle de la refonte applicative pour continuer à créer de la valeur pour le métier
Nous avons développé un robot qui fait passer le temps de traitement d'un dossier de litige par un gestionnaire de 10min à 30 secondes
Nous avons déployé en 4 semaines un robot qui réduit le temps du process de recours de 48h à 20 minutes.
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Sipios fait partie du groupe Theodo, 700 collaborateurs, 95 M€ de CA en 2022. Nous sommes spécialisés sur le secteur des services financiers. Nous intégrons la stratégie produit, le design et le développement logiciel, pour livrer en un temps record des produits digitaux robustes, sécurisés et évolutifs. Notre obsession : l’impact business des applications que l’on réalise pour nos clients.
